Regolamento tipo per l’organizzazione di eventi e feste
che coinvolgono più circoli
Partito Democratico Federazione Provinciale di Varese
Approvato da Direzione Provinciale PD del 23/01/2012
Art. 1 – Applicazione
Il presente regolamento si applica alla organizzazione di eventi e feste da parte di un circolo tematico con l’aiuto e la partecipazione di altri circoli. Il regolamento integra e non sostituisce le disposizioni dell’art 12 dello Statuto regionale PD Lombardia, del regolamento finanziario provinciale e delle sue eventuali integrazioni.
Art. 2 – Costituzione del Circolo tematico
Il Circolo tematico si costituisce su iniziativa del Responsabile provinciale Risorse e Logistica o su libera iniziativa di un congruo numero di iscritti appartenenti a più circoli PD della Provincia. La riunione costitutiva è convocata dal Responsabile provinciale Risorse e Logistica.
Gli organi istituzionali del Circolo tematico, costituito come detto nel paragrafo precedente, sono l’Assemblea, meglio definita al successivo art. 3, che al proprio interno elegge un Coordinatore, un Tesoriere, l’Esecutivo ed eventuali Responsabili di Settore.
Nel caso di eventi o di feste che si ripetono periodicamente gli incarichi istituzionali più sopra definiti durano in carica due anni e possono essere rieletti per un secondo mandato. Alla scadenza il Coordinatore convoca l’Assemblea per la verifica e il rinnovo degli incarichi.
Art. 3 – Responsabilità
Art. 3.1 – L’Assemblea
L’Assemblea è composta da un rappresentante per ogni circolo territoriale aderente all’iniziativa designato formalmente dal circolo stesso sulla base delle competenze specifiche, della continuità di impegno, della serietà e disponibilità, dal Responsabile provinciale Risorse e Logistica e dal Tesoriere provinciale. Nel caso lo ritenga opportuno per ragioni di rappresentatività di circoli particolarmente impegnati nell’iniziativa, l’Assemblea può deliberare l'inserimento di altri membri indicati da questi circoli.
Le riunioni successive dell’Assemblea sono convocate dal Coordinatore, quando lo ritiene opportuno o su richiesta di almeno un terzo dei componenti.
Ha la responsabilità di approvare gli indirizzi politico programmatici degli eventi o delle feste, le finalità, le sedi, le date e il calendario. Approva il programma generale e per sezione, le iniziative politiche, le sottoscrizioni a premi, i manifesti, le affissione, la raccolta pubblicitaria, i permessi, la manutenzione, l’allestimento e lo smontaggio delle attrezzature, i prezzi per le iniziative a pagamento e quant’altro possa influenzare il raggiungimento delle finalità stabilite.
Autorizza le spese straordinarie e comunque quelle superiori a 10.000 €.
Approva i bilanci preventivo e consuntivo su proposta del Tesoriere.
Delibera l’inserimento di circoli territoriali che intendono aderire al circolo tematico.
Le deliberazioni sono sempre fatte con voto palese e con la maggioranza più uno dei presenti aventi diritto al voto.
Art. 3.2 – Il Coordinatore
E’ eletto dall’Assemblea e ha la responsabilità di attuarne le delibere e gli indirizzi con la collaborazione dell’Esecutivo e dei responsabili di settore. Definisce, con l’aiuto dell’esecutivo, le modalità di gestione degli eventi ludico-ricreativi e delle attività di bar-ristorazione, le finalità, le sedi, le date e i calendari, il programma generale e per sezione, le sottoscrizioni a premi, i manifesti, le affissioni, la raccolta pubblicitaria, i permessi, la manutenzione, l’allestimento e lo smontaggio delle attrezzature, i prezzi per le iniziative a pagamento e quant’altro possa influenzare il raggiungimento delle finalità stabilite.
Ha la delega per l’autorizzazione delle spese ordinarie non superiori a 2.500 € , firma i contratti di carattere economico deliberati dall’Assemblea. È titolare, assieme al Tesoriere del CC bancario o postale se aperto. E’ responsabile, in collaborazione con i responsabili di settore, della distribuzione dei volontari nei vari settori dell’evento o della festa. Assieme al Tesoriere ha la responsabilità economica ed amministrativa, registra sui libri di cassa e di banca le entrate e le uscite, avvalendosi di collaboratori di sua fiducia. Sovraintende al lavoro dei responsabili di settore. Convoca le riunioni ordinarie dell’Assemblea tutte le volte che lo ritiene opportuno e comunque a metà periodo per valutare l’andamento dell’evento o della festa. Riunisce periodicamente l’Esecutivo e i responsabili di settore per verificare l’andamento delle attività ed eventualmente modificare i programmi, le disposizioni, le regole, gli obiettivi.
Art. 3.3 – Il Tesoriere
E’ eletto dall’Assemblea. Assieme al Coordinatore ha la responsabilità economica ed amministrativa, si assicura che le registrazioni contabili siano fatte correttamente. Predispone il rendiconto economico preventivo in tempo utile per l’approvazione dell’Assemblea.
Predispone un sistema semplice ed efficace di controllo di gestione per verificare la coerenza tra preventivo e realtà e correggere in tempo utile eventuali deviazioni.
Predispone in tempo utile per l’approvazione dell’Assemblea il rendiconto economico consuntivo.
I due adempimenti devono essere fatti tenendo conto delle scadenze di presentazione dei bilanci preventivo e consuntivo del PD Provinciale che sono rispettivamente il 30 Novembre dell’anno precedente quello di esercizio e il 30 di Aprile dell’anno successivo.
Propone sia in fase di preventivo che di consuntivo il valore delle risorse da condividere con il PD Provinciale e con i circoli aderenti. Nel fare questo deve tenere conto della copertura di tutte le spese e degli eventuali accantonamenti per manutenzioni, per investimenti o per altri impegni finanziari già assunti o preventivati.
Art. 3.4 – Esecutivo
E’ eletto dall’Assemblea ed è composto dal Coordinatore, dal Responsabile provinciale Risorse e Logistica. e da almeno altri 5 membri proposti dal Coordinatore stesso. Coadiuva il Coordinatore nella realizzazione dell’evento o della festa. In particolare nella gestione operativa delle attività, nella verifica del buon andamento organizzativo, qualitativo, economico e finanziario della festa e in tutte quelle attività che il Coordinatore ritiene di coinvolgerlo. Il Coordinatore può anche affidare specifici compiti ai diversi componenti dell’Esecutivo. Durante i periodi di svolgimento delle feste l’Esecutivo si riunisce almeno una volta ogni 15 giorni. Autorizza le spese superiori a 2.500 e fino a 10.000 €.
Art. 3.5 – Responsabili di Settore
Per eventi e feste articolati e complessi, l’assemblea può decidere di nominare dei Responsabili di Settore. Essi sono responsabili nei confronti del Coordinatore e dell’Assemblea delle attività operative del settore loro assegnato. Possono operare autonomamente nell’ambito dei programmi e delle attività loro assegnate rendicontando regolarmente il Coordinatore in merito al loro operato. Essi partecipano alle riunioni dell’Esecutivo e possono essere convocati tutte le volte che il Coordinatore lo ritiene necessario.
Art. 4 – Volontari
Tutti gli iscritti al PD dei circoli che aderiscono alla organizzazione dell’evento o della festa e i simpatizzanti possono offrire la loro disponibilità a collaborare volontariamente. E’ compito del Coordinatore trovare all’interno delle attività la collocazione più idonea per ogni volontario a secondo delle sue capacità e delle sue attitudini.
Art. 4.1 – Comportamento
Tutti i volontari devono tenere tra loro un comportamento rispettoso e corretto, improntato alla massima collaborazione. Ciò vale anche per tutti i membri degli organi di rappresentanza sia del Partito che del Circolo tematico (Coordinatore, Assemblea, Esecutivo, eccetera) che a tutti gli effetti sono considerati volontari come gli altri. E’ necessario mantenere il massimo autocontrollo durante lo svolgimento dell’evento o della festa onde evitare qualsiasi motivo di attrito, rinviando alle sedi opportune le eventuali discussioni e chiarimenti. Si deve essere consapevoli che atteggiamenti diversi possono nuocere all’immagine del Partito e dell’evento o della festa.
Qualora si rendesse necessario assumere provvedimenti a carico di chi si dimostrasse non rispettoso del presente regolamento, la sola persona che può assumere questo provvedimento è il Coordinatore.
Art. 5 – Settore Politica
Le iniziative politiche vengono proposte dalla Segreteria Provinciale che le concorda con il Coordinatore. Data l’importanza di queste iniziative, esse devono trovare adeguata e preminente collocazione all’interno del calendario delle attività. Il programma di iniziative politiche deve essere approvato dall’Assemblea.
Art. 6 – Rendiconto Economico
I rendiconto economico preventivo, come già detto, deve essere predisposto in tempo utile per la redazione e l’approvazione del bilancio provinciale da parte della Direzione provinciale. Il Tesoriere deve perciò presentare il rendiconto preventivo entro la fine di Ottobre dell’anno precedente al Coordinatore in modo che l’Assemblea del Circolo tematico possa discuterlo e approvarlo prima del 30 di Novembre.
Il rendiconto economico consuntivo deve essere predisposto immediatamente dopo la chiusura dell’evento o della festa e comunque in tempo utile per ricavarne gli elementi necessari alla stesura del rendiconto preventivo come detto sopra. Qualora non sia possibile predisporre il rendiconto consuntivo in tempo utile, il Tesoriere provvederà a fare un bilancino di chiusura provvisorio il più aggiornato e accurato possibile da utilizzare in fase di stesura del preventivo.
Le risorse da condividere con il PD provinciale sono definite dall’Esecutivo in accordo con il Tesoriere provinciale e con il Responsabile Provinciale Logistica e Risorse.
Le risorse da condividere con i circoli aderenti sono definite dall’Esecutivo in accordo con i coordinatori dei circoli stessi. Il criterio che si consiglia è comunque quello di condividere risorse proporzionali alla partecipazione dei volontari (iscritti e simpatizzanti) dei rispettivi circoli.
Art. 7 – Nota finale
Per tutto quanto non specificato nel presente regolamento valgono le disposizioni degli statuti regionale e nazionale del PD.
Art. 8 – Norma transitoria
Qualora non vi provveda il Coordinatore entro 30 giorni dall’approvazione delle modifiche al presente regolamento da parte della Direzione provinciale, il Responsabile Risorse e Logistica convoca l’Assemblea del circolo tematico per il rinnovo delle cariche.
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